Virtual Event – sự kiện trực tuyến ngày càng nổi tiếng trong thời đại 4.0 hiện nay. Tổ chức sự kiện trực tuyến đòi hỏi trang thiết bị hiện đại và trình độ chuyên môn khá cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần một dịch vụ Virtual Event chuyên nghiệp.
Virtual Event là gì?
Virtual Event là một sự kiện trực tuyến, mọi người tham gia sự kiện sẽ tương tác với nhau trên môi trường online, thay vì gặp gỡ nhau trực tiếp như thông thường.Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/ hình ảnh/ video và số lượng người tham dự không bị giới hạn.
Sự kiện trực tuyến diễn ra trên kênh truyền thông Internet, tổ chức sự kiện ảo có thể tổ chức mọi nơi trên thế giới và người tham dự có thể tham gia sự kiện thông qua các thiết bị di động hiện đại có kết nối mạng internet.
Virtual Event- Tổ chức sự kiện trực tuyến
Xem thêm: Dịch vụ triển lãm ảo chuyển đổi số phù hợp thị trường
Xu hướng dùng Virtual Event tại Việt Nam hiện nay
Tuy dịch bệnh Covid 19 đã gần đến hồi kết thúc, các sự kiện trên nền tảng kỹ thuật số vẫn sẽ tiếp tục phát triển và đòi hỏi các doanh nghiệp đều phải thích nghi với sự thay đổi này, Virtual Event hay ‘sự kiện ảo’ sẽ trở thành một phần không thể thiếu cho mọi thương hiệu.
Những ưu điểm vượt trội của tổ chức sự kiện ảo Virtual Event mang lại
Tiết kiệm chi phí
Sự kiện ảo không yêu cầu phải thuê địa điểm, trang trí, cung cấp ẩm thực, đi lại, lưu trú. Hay chi phí cho nhân viên bảo trì, cung cấp thực phẩm, trang phục và nhiều chi phí khác. Điều này giúp giảm chi phí tổ chức và đưa đến mức giá bán vé hấp dẫn hơn.
Tiết kiệm thời gian
Không cần phải di chuyển, bạn có thể tham gia sự kiện ở bất cứ đâu mà không mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, Virtual Event cũng giúp các nhà tổ chức sự kiện ảo tiết kiệm rất nhiều thời gian. Vì đã thiết lập, cài đặt và quản lý sự kiện thông qua hệ thống.
Virtual Event tiếp cận đối tượng rộng
Tiện lợi và truy cập dễ dàng
Với sự kiện ảo, người tham gia có thể truy cập và tham gia từ bất cứ đâu. Đơn giản chỉ cần một kết nối internet và thiết bị phù hợp như laptop, điện thoại hay máy tính bảng. Là đã có thể truy cập vào sự kiện ảo một cách dễ dàng.
Có khả năng mở rộng và tiếp cận đối tượng rộng
Sự kiện ảo không giới hạn số lượng người tham gia, bạn có thể tiếp cận đến hàng ngàn khán giả, từ khắp nơi trên thế giới. Chỉ cần có khán giả có thiết bị công nghệ và mạng internet. Thì có thể tham gia sự kiện ảo một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Tạo trải nghiệm tương tác đa dạng
Hiện nay có các công nghệ hiện đại như phần mềm hội nghị trực tuyến, phần mềm tương tác và chat trực tuyến. Vì thế, người tham gia có thể trải nghiệm những hoạt động, trò chơi, thăm quan gián tiếp. Hơn thế nữa là có thể tương tác với những người khác từ xa.
Dễ dàng ghi nhận dữ liệu và đánh giá kết quả
Dữ liệu và thống kê về số lượng người tham gia, thời lượng, truy cập, tương tác và hoạt động trong suốt sự kiện ảo được ghi nhận dễ dàng. Chúng giúp cho tổ chức đánh giá kết quả và cải thiện những sự kiện tương lai.
Quy Trình Tổ Chức Virtual Event
Lập các mục tiêu chính của sự kiện
Bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện ảo của mình, đây là một bước rất quan trọng giúp cho bạn xác định những hoạt động, nội dung và hình thức sự kiện phù hợp với mục tiêu đó.
- Quy mô của Virtual event?
- Chủ đề của Virtual event là gì?
- Đối tượng khách tham dự Virtual event là ai?
- Địa điểm tổ chức Virtual event?
- Sự kiện được ghi hình trước hay phát trực tiếp?
- Sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu? Truyền thông trên các nền tảng xã hội nào?
- Thông điệp của Virtual event là gì?
- Dự trù ngân sách là bao nhiêu?
Virtual Event – Tổ chức sự kiện ảo
Lập kế hoạch truyền thông cho Virtual event
Sau khi xác định được mục tiêu của sự kiện, bạn cần lên kế hoạch truyền thông chi tiết về cách tổ chức sự kiện. Bạn cần quảng bá và marketing cho sự kiện của mình trước khi diễn ra. Điều này bao gồm việc tạo trang web chia sẻ trên mạng xã hội, gửi email marketing và quảng cáo trực tuyến.
Đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp
Trong Virtual Event, thiết bị hiện đại và con người tâm huyết, cẩn thận là hai yếu tố vô cùng quan trọng mang tính quyết định sự kiện ảo đó có thành công hay không. Nếu các doanh nghiệp tự tổ chức thì trong khâu tổ chức sẽ có rất nhiều khó khăn và trục trặc, do đó, doanh nghiệp sẽ rất cần sự giúp đỡ của dịch vụ tổ chức virtual event chuyên nghiệp – nơi có dàn ekip làm việc có trình độ chuyên môn cao và có thể giải quyết những tình huống đột xuất xảy ra.
Các yếu tố để tạo nên Virtual Event hoàn hảo
Lựa chọn thời điểm phù hợp
Thời điểm đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện. Sự kiện có thành công hay không còn phụ thuộc một phần ở thời điểm bạn chọn có hợp lý hay không. Bạn có thể khảo sát những người tham gia mục tiêu có thể tham gia vào những thời điểm nào và cần tránh trùng ngày với các sự kiện nổi tiếng khác.
Có phương án dự phòng
Phải đảm bảo sự kiện của bạn có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, bao gồm cả máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng. Các trang thiết bị và đường truyền sẽ quyết định sự kiện đó có thành công hay không vì vậy cần tốc độ đường truyền luôn trong trạng thái tốt nhất, tránh quá nhiều bất cập khiến người tham gia bị ảnh hưởng và khó chịu sẽ rời sự kiện.
Công tác chuẩn bị tốt
Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần hướng dẫn cụ thể cho những tham gia sự kiện thích nghi tốt với các yếu tố về thiết bị công nghệ, để họ biết họ nên tập trung vào camera nào, nên đứng ở vị trí nào cho hợp lý,…Điều này sẽ khiến người tham gia sẽ tự tin hơn và giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Virtual Event hoàn hảo cần rất nhiều yếu tố
Tăng tương tác cho chương trình
Cần cung cấp các công cụ tương tác để khán giả có thể tham gia vào sự kiện của bạn. Các công cụ này có thể bao gồm trò chuyện trực tiếp, cuộc thăm dò ý kiến và kết nối mạng xã hội để kích thích người xem.
Một số gợi ý mẫu Virtual Event
Virtual Event ngày càng phát triển và đa dạng. Dưới đây là một số gợi ý về mẫu Virtual Event độc đáo mà bạn có tham khảo qua:
- Tổ chức hội nghị ảo: Những hội nghị được tổ chức online và có khách mời là các diễn giả có sức hút lớn sẽ giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt trong lòng các khán giả.
- Triển lãm trực tuyến: Những buổi triển lãm trực tuyến sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng trưng bày hàng hóa, sản phẩm của mình và tiếp cận được khách hàng mọi nơi trên thế giới.
- Concert trực tuyến: Các concert ca nhạc được biểu diễn bởi những ca sĩ nổi tiếng được tổ chức qua Facebook, YouTube,.. là một cơ hội tuyệt vời để thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khán giả thông qua mạng xã hội.
Vương Thành Media – Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Virtual Event Chuyên Nghiệp
Tổ chức sự kiện ảo đòi hỏi rất cao về các thiết bị công nghệ cũng như người chạy sự kiện cũng phải có trình độ chuyên môn cao. Vì vậy, các doanh nghiệp phải cần đến một dịch vụ tổ chức Virtual Event chuyên nghiệp. Việc gì khó có Vương Thành Media – VTM Media sẽ cung cấp cho bạn một dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến tuyệt vời.
VTMMedia tự hào là một trong những đơn vị tổ chức Event được nhiều khách hàng biết đến với kinh nghiệm dày dặn trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ảo Virtual Event. VTM Media luôn hướng đến việc mang lại cho khách hàng sự hài lòng và thỏa mái thông qua cách làm việc tỉ mỉ và chu đáo.
Hy vọng bài viết này của Vương Thành Media sẽ cung cấp cho bạn một số kiến thức hay về Virtual Event. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức Virtual Event thì hãy liên hệ ngay cho VTM Media nhé!
